Bilancio sociale 2005 del Gruppo Unipol

Il nostro futuro costruito su solidi valori

La tutela dei dati personali

Il Gruppo Unipol, sin dall’entrata in vigore della Legge 675/96 sulla privacy, si è mostrato sensibile al rispetto della normativa posta a presidio della riservatezza dei tanti soggetti (clienti, danneggiati, dipendenti, fornitori di beni o servizi, azionisti ecc.) che con esso entrano in rapporto, e ha da subito istituito, all’interno delle imprese, Unità organizzative specificamente dedicate ad affrontare le tante tematiche connesse alla tutela della privacy.

Il 1° gennaio 2004 è entrato in vigore il cosiddetto “Codice sulla protezione dei dati personali” (D.lgs. 196/03), che ha rappresentato per Unipol non un adempimento burocratico, ma un ulteriore stimolo a prestare particolare attenzione alla delicata materia, sul presupposto che uno dei patrimoni di cui essa dispone, e di cui deve garantire la salvaguardia, sono le “informazioni personali” fornite da propri clienti e da terzi (danneggiati, collaboratori).

Attualmente, all’interno delle diverse imprese del Gruppo Unipol sono operative Unità Privacy, che hanno il compito di predisporre modulistica, procedure, comunicazioni e circolari interne ed esterne affinché ogni interlocutore che intrattenga rapporti con le imprese del Gruppo Unipol venga debitamente informato sulle operazioni di trattamento dei suoi dati da parte delle imprese del Gruppo.

Le Unità Privacy delle compagnie del Gruppo hanno istituito continue relazioni al fine di giungere alla definizione di una “politica comune al Gruppo” nel trattamento dei dati personali, soprattutto in quei settori (formazione, modulistica interna ed esterna, misure di sicurezza a protezione delle informazioni, siti web) nei quali l’importanza di una caratterizzazione culturale “di gruppo” alla privacy rappresenti per il terzo garanzia di serietà e legittimità dell’azione di trattamento compiuta dall’Assicuratore sui suoi dati personali.

Particolare attenzione è stata riservata alla formazione degli operatori interni ed esterni che quotidianamente trattano dati personali di soggetti terzi: infatti, nel corso del 2005 sono stati attivati due corsi di formazione on-line, aventi come destinatari tutti i dipendenti di Unipol e tutta la rete commerciale esterna (Agenti e loro collaboratori/dipendenti), che a breve verranno estesi anche alle altre società del Gruppo aventi sede a Bologna.

Per garantire maggiore tutela ed informazione agli assicurati, nell’anno 2005 si è proceduto al rilascio di una nuova modulistica di “informativa sul trattamento dei dati” che le Agenzie sono tenute a fornire al cliente in occasione della stipula del contratto, ed alla predisposizione di una procedura di più intensa efficacia per l’acquisizione del “consenso al trattamento”. Si sono diversificate le informative consegnate ai clienti in base alla tipologia di dato personale trattato dalla Compagnia e, nell’acquisizione del consenso, si è valorizzata la possibilità per il cliente di esprimere una ponderata valutazione sulle operazioni di trattamento consentite all’assicuratore ed al Gruppo di cui fa parte.

Analogamente, in ambito liquidativo per il cliente/danneggiato è stato predisposto un unico modulo di informativa-consenso valido per l’intero Gruppo Unipol, che sottolinea come le sinergie operative apprestate tramite la costituzione di una Direzione Liquidazione di Gruppo riverberino effetti esterni nel trattamento condiviso delle informazioni dell’interessato.

Nel 2005 ogni compagnia del Gruppo ha proceduto alla redazione di un proprio “Documento Programmatico sulla Sicurezza” che illustra la “policy” aziendale in tema di misure di sicurezza (informatiche ed organizzative), per garantire che la custodia delle informazioni personali avvenga nel rispetto delle stringenti disposizioni previste dal Codice sulla Privacy. Tale documento, inizialmente sviluppato nelle sue linee-guida all’interno di Unipol, ha poi rappresentato lo schema di riferimento cui ogni altra compagnia ha adeguato la redazione del proprio DPS che, allo stato, può dirsi caratterizzato da un comune imprinting.

Per ciò che si riferisce ai siti web, ogni compagnia ha operato scelte di “privacy policy” comuni al Gruppo, nel senso che i documenti di maggiore significatività per il navigatore/cliente/danneggiato (ad es. l’informativa-consenso per l’assicurato ovvero per il danneggiato, le carrozzerie convenzionate con il Gruppo) sono stati inseriti nel sito di ciascuna compagnia con il dovuto risalto e fruibilità per ogni utente.