divisione internal auditing di gruppo

Il 2004 è stato caratterizzato da una crescente sensibilizzazione dei mercati e degli Organismi di Vigilanza istituzionali sulla centralità del sistema dei controlli nella governance aziendale, intesa come l’insieme dei criteri e degli strumenti necessari per assicurare una continua creazione di valore, oltre ad una efficace gestione strategica ed efficienza gestionale, nel rispetto delle regole.
In tale prospettiva, all’Internal Auditing di Gruppo è stato - ed è - richiesto un contributo significativo, che si concretizza nell’informazione agli organi delegati relativamente al grado di adeguatezza dei processi di controllo dei rischi aziendali, secondo quanto previsto dalla circolare ISVAP n. 366/D del 3/3/99 e dal Codice di Autodisciplina adottato dalla Società.
Nell’esercizio 2004 l’accresciuta attenzione dell’Organo di Vigilanza (ISVAP) verso la governance delle imprese assicuratrici, si è tradotta - per l’Internal Auditing di Gruppo - in maggiori responsabilità e conseguenti attività, che hanno compreso anche la partecipazione a specifici gruppi di lavoro ANIA ed a gruppi di lavoro interni.
Il riferimento, in particolare, è agli adempimenti relativi all’istituzione del Registro dei Reclami, a quelli inerenti ai rapporti con l’attuario incaricato RC Auto, agli impegni previsti in merito al rapporto annuale sulla formazione e l’osservanza delle regole di correttezza, trasparenza e professionalità delle reti commerciali.
Nel corso dell’anno l’Internal Auditing di Gruppo è stato, inoltre, maggiormente coinvolto in attività relative alle Compagnie del Gruppo e, nell’ultima parte dell’anno, nel gruppo di lavoro riguardante Navale Assicurazioni, per la parte relativa alla governance.
In aumento è anche la richiesta, rispetto allo scorso anno, di attività di consulenza nella fase di implementazione di nuovi processi/applicazioni informatiche, con particolare riferimento al supporto IT legato agli adempimenti previsti dalla circolare sui reclami ed alle nuove misure definite dal Codice sulla Privacy.
Positivo è stato, inoltre, il confronto con il Comitato per il Controllo Interno: nel corso dell’anno ci sono stati quattro incontri, in cui si è relazionato sugli interventi di Auditing svolti e sono emerse proficue riflessioni e indicazioni in materia di controllo interno.

Nuova struttura organizzativa

La configurazione della Divisione come Internal Auditing di Gruppo ha comportato, nel corso del 2004, un nuovo assetto della struttura organizzativa, con il rafforzamento dell’area della revisione interna e vigilanza e, da novembre, con l’uscita dall’organico della Funzione Revisione Agenzie Unipol, passata alle dipendenze della Condirezione Generale Assicurativa.
La Divisione ha sempre informato le Direzioni interessate in merito alle revisioni eseguite ed ha tempestivamente ragguagliato l’Alta Direzione sugli esiti e sui correttivi proposti. Sulla base dell’attività svolta, non vi sono stati elementi di rilievo da essere segnalati agli Organi Societari.

Principali attività nel corso del 2004 Revisione

Agenzie e Cambi di Gestione
Sono stati svolti interventi di controllo e di assistenza agli Agenti nelle aree della gestione amministrativa-finanziaria-assicurativa e con controlli sul rispetto delle normative vigenti (in particolare antiriciclaggio e Privacy).

Unità Revisione Agenzie Societarie
Nel 2004 sono state svolte le attività di coordinamento, assistenza, affiancamento e formazione alla funzione di controllo nelle Agenzie Societarie, con particolare riferimento alle norme amministrative, Privacy, antiriciclaggio, e al supporto del miglioramento del sistema di controllo interno.

Revisione Area Sinistri e Unità Specialistica Auditing Sinistri
Le principali attività hanno riguardato le revisioni nei Centri di Liquidazione di Gruppo, le verifiche sugli adempimenti relativi alla Legge 57/2001, il supporto alla revisione contabile di bilancio, interventi mirati, consulenze e partecipazione a gruppi di lavoro.

Revisione Interna
Sono stati svolti interventi in supporto alla revisione contabile dei Bilanci chiusi al 31/12/2003 del Gruppo Unipol, audit su varie aree aziendali e Compagnie del Gruppo, partecipazione a gruppi di lavoro.

Attività inerenti l’adeguamento alle disposizioni del D. Lgs. 231/2001 sulla responsabilità amministrativa degli Enti
Si è iniziato un aggiornamento della mappatura dei rischi utilizzando un nuovo modello di valutazione dei rischi. È stata svolta un’analisi approfondita di tre processi particolarmente “sensibili” ai rischi ex D. Lgs. 231/2001: gare, liquidazione sinistri, tesoreria.

Attività di adeguamento alla Circolare Isvap 518/2003 (Registro Reclami)
Tale attività è stata sviluppata con un approccio di Gruppo: sono state effettuate riunioni infragruppo con l’obiettivo di omogeneizzare le interpretazioni sulle applicazioni della Circolare nella fase di avvio della gestione del Registro dei Reclami e chiarire gli orientamenti principali sui casi particolari. Tali incontri hanno coinvolto tutto il Gruppo Unipol. L’impostazione dell’attività, orientata a contribuire costruttivamente alla soluzione dei problemi organizzativi evidenziati dai reclami ricevuti, è stata particolarmente apprezzata dall’ISVAP.

Attività relative alla Circolare Isvap 533/2004 (Distribuzione di polizze di assicurazione, incasso dei premi e pubblicità dei prodotti assicurativi)
La Circolare Isvap 533 del 4 giugno 2004, entrata in vigore il 1° ottobre, prevede che il responsabile dell’Internal Auditing riceva un rapporto annuale sulle iniziative e verifiche attuate in merito all’adeguatezza della formazione ed all’osservanza delle regole di trasparenza, correttezza e professionalità della rete di vendita. Questo rapporto deve essere poi sottoposto, con eventuali osservazioni in merito, agli organi amministrativi della Società, che lo devono successivamente inoltrare all’Isvap.
In merito è stato verificato che le aree aziendali interessate dalla normativa si fossero opportunamente attivate in merito, partecipando anche a specifici incontri interfunzionali.

IT Audit
Le attività svolte dall'Audit IT sono relative ad interventi di revisione, anche in collaborazione con altre aree della Divisione e di coinvolgimento in gruppi di lavoro e consulenze.

Interventi per Compagnie del Gruppo
Quadrifoglio Vita, Unisalute, Linear, Navale Assicurazioni
Nel 2004 l’Internal Auditing di Gruppo, essendo incaricato della funzione di controllo, ha svolto interventi specifici di auditing e attività di supporto per il miglioramento del sistema di controllo interno.
Unipol Banca
Sono proseguiti i controlli sistematici per conto di Unipol Banca sui Promotori Finanziari, con lo scopo di accertare l’adeguatezza dei comportamenti e la correttezza degli adempimenti formali e amministrativi in merito all’attività di collocamento dei prodotti finanziari da parte dei promotori.

Linea sintetica dell'attività dell'Auditing nel 2004